Virtuálna ústredňa

Virtuálna telefónna ústredňa (virtual pbx) je moderné hlasové riešenie pre zefektívnenie komunikácie vo vnútri vašej firmy alebo ambulancie a profesionálny kontakt so zákazníkmi, resp. pacientami. Virtuálna ústredňa je vhodná pre malé, stredné aj veľké firmy či inštitúcie. Ocenia ju aj spoločnosti, ktoré majú viac pobočiek a chcú si uľahčiť prácu a ušetriť náklady na hovorné. Jediná nutnosť pre využívanie virtuálnej ústredne je stabilné pripojenie na internet (od akéhokoľvek poskytovateľa).

Kedy využijete virtuálnu telefónnu ústredňu?

• keď máte záujem o akékoľvek mierne pokročilé alebo zložité hlasové riešenie
• keď chcete prepojiť kancelárie a pobočky iných miest
• keď si chcete prepájať hovory a telefonovať medzi klapkami
• keď máte záujem o komplexný hlasový systém, nastavený na mieru pre vašu firmu a podľa vašich požiadaviek
• keď chcete svojim zákazníkom poskytnúť prvotriednu zákaznícku podporu
• keď požadujete infolinku s kvalitne spracovanou automatickou spojovateľkou, resp. hlasovým menu IVR
• keď máte záujem telefonovať z počítača, alebo prijímať faxy do e-mailu
• keď plánujete zriadiť vo firme pasívne alebo aktívne callcentrum alebo zákaznícku podporu s viacerými agentmi
• keď potrebujete, aby hovory od zákazníkov zvonili skupine ľudí, z ktorej ktokoľvek môže zdvihnúť
• keď potrebujete využiť nahrávanie hovorov
• keď potrebujete, aby boli hovory zodpovedané len v pracovnej dobe a mimo nej išli napríklad do odkazovej schránky

Ako môžem využívať služby ústredne?

1. aj existujúce telefónne číslo (pevnej linky) môžete preniesť k poskytovateľovi tejto služby, alebo Vám zriadime úplne nové číslo
2. po výbere balíka virtuálnej ústredne a volacieho paušálu sa ústredňa bezplatne nastaví
3. na záver je potrebné nainštalovať aplikáciu do mobilného telefónu alebo PC, tesp. notebooku, alebo jednoducho potrebujete dokúpiť IP telefón. Existuje varianty tzv. stolového telefónu alebo prenosného – bezdrôtového telefónu. Záleží od Vašich preferencií, akým spôsobom chcete komunikovať so zákazníkmi, resp. pacientami

Základné funkcie ústredne

Klapky: Okrem zjednodušenia si zdĺhavého vytáčania celých telefónnych čísel vám klapky umožnia nastaviť a využívať rôzne smerovanie a distribúciu hovorov v spolupráci s ďalšími funkciami ústredne.

Vyzváňacie skupiny: Zadefinujte si vyzváňacie skupiny pre rôzne oddelenia, kancelárie, či vedúcich pracovníkov. Hovory môžu následne zvoniť všetkým naraz, postupne po určitej dobe, prípadne iba tým, ktorí budú v skupine aktívne prihlásení.

Prepájanie hovorov: Funkcia prepájania hovorov Vám zabezpečí možnosť prepojiť hovor kolegovi, alebo inému oddeleniu. Hovor môžete prepojiť s ohlásením, alebo bez ohlásenia.

Podržanie hovoru: Podržanie hovoru oceníte, ak sa potrebujete počas vášho telefonátu napr. na rýchlo niečo opýtať kolegu a nechcete, aby vás človek na druhej linke počul. Na miesto toho sa človeku popri čakaní prehráva hudba, alebo hláška, ktorú si sami vyberiete.

Presmerovanie hovoru: Hovory môžete presmerovať manuálne v prípade, že nebudete pri svojom telefóne, alebo je možné nastaviť trvalé automatické presmerovanie mimo pracovnej doby, alebo po určitom zazvonení.

Časové podmienky: Vďaka časovým podmienkam môže ústredňa smerovať hovory napríklad podľa toho, či ste v určitých časoch v kancelárii, alebo nie. Počas vašich pracovných hodín sa vám zákazníci dovolajú ako vždy a mimo pracovnej doby ich môžete „hláškou“ informovať o tom, kedy budete znova k dispozícii, alebo ich poprosiť aby vám zanechali odkaz.

Hudba pri čakaní: Počas čakania na prepojenie hovoru, či pri podržaní hovoru sa človeku na linke môže prehrávať príjemná hudba, alebo informačná hláška podľa vášho výberu. Spríjemnite dobu čakania a navoďte Vašim klientom príjemnú atmosféru.

Odkazová schránka: Ak chcete aby sa vám zákazníci vždy dovolali so svojou požiadavkou, no nemôžete byť nonstop k dispozícii, ideálne je využiť odkazovú schránku. Nastaviť ju je možné plošne na všetky klapky mimo pracovných hodín, pre jednotlivé oddelenia, či aj osobitne na samostatné klapky.

Parkovanie hovoru: Parkovanie hovoru je užitočná funkcia v prípade, ak sa pri telefonovaní potrebujete premiestniť do inej kancelárie. Hovor jednoducho „odparkujete“ a následne si ho vy alebo kolega preberiete na inom telefóne.

Prepájanie kancelárií: Ak máte viac kancelárií, alebo pobočiek, ktoré sa nenáchádzajú na tom istom mieste s virtuálnou ústredňou a našimi službami ich môžete jednoducho prepojiť, volať si medzi pobočkami pomocou klapiek, alebo aj prepájať hovory. Pre lepšie rozlíšenie pobočky či kancelárie odporúčame nastaviť rôzne telefónne čísla či skupiny klapiek.

Telefónny zoznam: Rozhranie PBX managera ponúka aj využívanie Telefónneho zoznamu, vďaka ktorému môžete uchovávať všetky kontakty na jednom mieste. Jednotlivé kontakty je možné ukladať ručne, alebo aj hromadne importovať súborom vo formáte .xls, alebo .csv.

Zoznam hovorov: Vďaka zoznamu hovorov máte kompletný prehľad o všetkých hovoroch, ktoré boli vykonané na ústredni. Ak hľadáte konkrétne hovory, je možné ich vyfiltrovať podľa klapiek, telefónneho čísla, či dátumu. Ak využívate nahrávanie hovorov, priamo pri konkrétnom hovore je možné si ho zároveň aj prehrať. Zoznam si môžete tiež stiahnuť v rôznych formátoch k sebe do počítača pre potrebu ďalšieho filtrovania či analýzy telefonátov.

Hlášky: Vďaka hláškam môžete svojich zákazníkov privítať na linke, oznámiť im, že sa dovolali mimo pracovnej doby, alebo ich poprosiť, aby vám zanechali odkaz. Samotné hlášky nám môžete dodať už nahraté vopred, alebo si môžete vybrať niektorého z našich hlásateľov, zaslať nám znenie textov a my ich pripravíme za vás.

Vzdialené vyzdvihnutie hovoru: Ak sa často stáva, že kolega nie je pri svojom telefóne zvoní mu práve vtedy telefón, určite oceníte vzdialené vyzdvihnutie hovoru. Vďaka tejto funkcie môžete jediným stlačením tlačidla na vašom telefóne zdvihnúť hovor, ktorý zvoní na inom zariadení.

Pokročilé funkcie ústredne

Automatická spojovateľka (IVR): je automatický systém hlasového menu, ktorý po dovolaní sa volajúceho privíta, predstaví mu možnosti a jeho hovor presmeruje tam, kam si zvolí.

Nahrávanie hovoru: Nahrávanie využijú všetci zákazníci, no najmä tí, ktorí cez telefón prijímajú objednávky, potrebujú sa vracať k dôležitým telefonátom s klientami, alebo chcú mať istotu, že si budú môcť znova vypočuť meno, alebo e-mail, ktorý počas telefonátu nezachytili.

Čakacie rady: Čakací rad je funkcia, ktorá je využívaná hlavne pri veľkom množstve hovorov. V prípade, že žiadny operátor nie je voľný, prichádzajúce hovory čakajú v rade na vybavenie. Zákazníkom sa medzitým môže prehrávať informácia o vašej najnovšej akcii, hudba pri čakaní, prípadne informácia, koľkí sú aktuálne v poradí.

Virtuálny fax: Virtuálny fax zabezpečí všetky funkcie klasického faxu bez nutnosti využívať fyzické hardvérové faxové zariadenie. Faxy prijímate do ľubovoľnej e-mailovej schránky a odosielate ich z rozhrania PBX managera.

Reporty a štatistiky: Máte prehľad o telefonátoch vašich zamestnancov? Štatistiky a reporty vám podrobne zobrazia informácie o volaniach v rámci zvoleného obdobia. Vďaka nim budete mať prehľad napr. o dĺžke hovorov, počte hovorov, vyťaženosti zamestnancov, telefónny čísel a mnohých ďalších údajoch.

Konferenčný hovor: Ak potrebujete spojiť viacerých kolegov, zákazníkov či partnerov, ktorí nemajú možnosť sa stretnúť, najlepšou možnosťou je využitie telekonferencie. Vďaka konferenčnej miestnosti sa môžu v jednom hovore stretnúť účastníci, ktorí sa nachádzajú kdekoľvek.

Prehľad nevybavených hovorov: Funkcia ponúka informatívny prehľad o tom, či daná klapka uskutočnila hovor na telefónne čísla, ktoré boli zmeškané. Vybavenie týchto hovorov si môžete skontrolovať pomocou filtra v rozhraní. Nestrácajte viac už žiadnych potenciálnych zákazníkov.

Správa čakacích radov: Pokiaľ potrebujete mať prehľad o prihlásených a odhlásených klapkách, pripravili sme pre Vás správu čakacích radov, kde môžete jedným klikom cez rozhranie ústredne prihlásiť alebo odhlásiť klapku.

Špeciálne riešenie virtuálnej ústredne pre ambulancie

• 3 klapky – 1 klapka predstavuje 1 zariadenie, na ktorom budete môcť naše služby využívať. V rámci uvedených programov je v cene využívanie do 3 klapiek, takže budete môcť vykonávať hovory z 3 rôznych zariadení (napr. recepcia, zdravotná sestra/zdravotný asistent, lekár/lekárka).
• Uvítacie hlášky – Uvítacia hláška privíta pacienta na linke a poskytne základné informácie ako napr. či aktuálne ordinujete, ak nie, oznámi aké sú ordinačné hodiny, poskytne inštrukcie pre objednanie e-receptu a pod.
• Ordinačné hodiny – Vďaka tomuto nastaveniu bude vaša linka dostupná podľa toho, či aktuálne ordinujete alebo nie. Po zavolaní na vaše číslo môže byť pacient informovaný automatickou hláškou, či ste aktuálne k dispozícii, alebo nie.
• Odkazová schránka – Vďaka nej môžete pacientovi ponúknuť zanechať odkaz napr. v prípade ak dlho čaká na linke, mimo ordinačných hodín, alebo ak chce iba požiadať o e-recept.
• Presmerovanie hovorov – Praktická funkcia ktorú využijete ak potrebujete hovory odkloniť keď ste mimo kancelárie, mimo ordinačných hodín, alebo v akomkoľvek inom prípade. Presmerovanie je možné nastaviť ručne, alebo automaticky napr. v určitých hodinách či v prípade obsadenej linky.
• Prepájanie hovorov – Vďaka nim sa vyhnete napr. podávania telefónu so sestrou. Ak príjme hovor niekto, pre koho nie je určený, jednoducho ho prepojí na klapku človeka, ktorého volajúci zháňa.
• Nahrávanie hovorov – Praktická funkcia v prípade, že potrebujete uchovávať hovory, či už odchádzajúce, prichádzajúce, alebo oboje.
• Hlasové menu – Vďaka hlasovému menu si môže volajúci vybrať, či sa chce spojiť napr. s recepciou, lekárom alebo poprosiť o predpísanie e-receptu prostredníctvom odkazovej schránky.
• Zoznam hovorov – So zoznamom hovorov sa môžete kedykoľvek vrátiť k všetkým hovorom, ktoré na vaše čísla či klapky prišli. Zoznam umožňuje nastavenie rôznych filtrov či vytváranie základných štatistík
• Čakacie rady – Čakacie rady zoradia volajúcich pacientov v prípade, že by vám telefonovali naraz. V rámci ponúkaných balíkov poskytujeme 3 hlasové kanály, s ktorými môžu telefonovať 3 ľudia na 1 číslo naraz, prípadne 1 volať a ďalších 2 volajúci môžu čakať na linke.
• 2 zmeny mesačne – V rámci poplatku za program je možné vykonať 2 základné konfiguračné zmeny na ústredni v priebehu 1 mesiaca.
• Ďalšie funkcie – Naša ústredňa poskytuje aj mnoho ďalších možností, ktoré radi prispôsobíme na vaše potreby a požiadavky. V prípade záujmu o ďalšie informácie nás neváhajte kontaktovať.

Koľko ma to bude stáť?

Mesačný poplatok sa odvíja od programu a množstva prevolaných minút. Orientačne to môže byť cca 15€ s DPH. V cene je obvykle balík 100 minút, ktorý môžete minúť hovormi do pevných, či mobilných sietí. Volanie v mobilných sieťach je spoplatňované vyššou tarifou, ako volanie do pevných sietí. Ak Vás virtuálna ústredňa zaujala a máte ďalšie otázky, kontaktujte nás.